こんにちは。

在宅オールラウンダーのshokomonkです。

いかがお過ごしですか？

私は先日在宅の仕事で社長から

「入金管理を見える化してほしい！」との依頼を受け、ヒアリングしながらどんな資料なら便利かなど構成を考えていました。

これまでは担当のスタッフの方のマンパワーで入金管理をしていらっしゃったとのことで、

そのスタッフのマンパワーに尊敬の念を抱きつつ、作業に取り掛かったものです。

今回は便利な入金管理表の作成に使えるエクセル関数とテンプレートのご紹介です。

マクロは使っていませんので、どなたでもご利用いただけます！

すぐに使えるテンプレートはこちら

動作環境はWin7　エクセルバージョンは2016を使用しています。

こんな機能を入れます

私が今回取り入れたのは以下の機能がメインです。

必要に応じてカスタマイズしてくださいね。

1. アラート機能（入金予定日が1週間～過ぎたら赤文字表示）
   
2. 便利なプルダウンリスト機能（入力規則）
   
3. セル連動入力機能（VLOOKUP関数）
   

順を追って設定方法をお伝えしますね。

１.アラート機能の設定方法

入金予定日が迫っているクライアントに対してリマインドメールを送信したいことってよくありますよね。そんな時、リマインドを送りたい案件がすぐにわかるようにアラートをつけておくと便利です。この機能は入金期日が迫っている案件のセルを赤色に変更する方法です。

こちらでは、エクセルで便利な「条件付き書式」の機能を使って締切が迫っている日付に自動的に色を付けてお知らせする方法をご紹介します。

テンプレートを使用していただくとわかりやすいと思います(^_^)

まずは、アラートを設定したいセルに合わせて

①条件付き書式から②新しいルールを作成します。

③数式を使用して、書式設定するセルを決定を選択し、

④＝任意のセル-7<=today()と入力します。（これはセル内の日付が今日から７日後以内なら条件に当てはまるという意味です）

★応用　こんなことにも使えます

今日の日付のセルだけ色を変えたい：任意のセルを指定=today()と入力

粗利率●％以下の色を変えたい：任意のセル=粗利率が書かれたセル＝<●

⑤好きな方法で目立たせます（青字の下線とかも可⑥～⑨）

OKを押したら実際に日付を変更してみます。

いかがでしたか？

顧客対応を担当する方などは、自分で見やすいように表をアレンジしてみてくださいね。

２．便利なプルダウンリスト機能（入力規則）

次は、プルダウンリストを作成します。プルダウンリストとはこれです。

入力ミスを防いで、手入力する手間を省けるのでオススメの仕様です！

それでは、方法をご紹介します。

まずは、プルダウンリストに表示したい表を作成します。（画像のD1~7セルを参照）

次に、プルダウンにしたいセルをクリックし、データ＞データの入力規制をクリックします。

デフォルトで「すべての値」になっている欄を「リスト」に変更します。

★この入力規制は便利で、タブの「入力時メッセージ」や「エラーメッセージ」ではセルに入力したい時に注意点や入力できない文字を指定することができます！

続いて、④で先ほど作成した表を指定し、OKを押します。

これで、指定したセルはプルダウンにあるリストしか選択できないようになります！

３．セル連動入力機能（VLOOKUP関数）

最後に、便利関数VLOOKUP関数のご紹介をしたいと思います。

VLOOKUP関数を使うと、任意の値を入力したときに連動した他の値も一緒に入力することができるのです！

例えば、商品を入力したら連動して単価まで入力される、といった使い方ができるので便利です。

記入方法は以下

＝VLOOKUP（検索値①，検索範囲②， 列番号（②内の指定の列番号1～），検索方法の指定）

と記入します。

検索範囲②の列番号で指定したエリアから検索値①と同じ行のセルを検索し、当てはまるものを自動で入力できる機能です。

その検索方法が「FALSE」なら、検索値①と完全に一致する値だけを 範囲の中から検索し、

 「TRUE」を指定すると、検索値と一致する値がない場合、 一番近い値を検索し、入力してくれます。便利！

補足：このテンプレートでは範囲②を「$K$2:$M$2」としていますが、$をつけたエリアは「絶対セル番地」といい、セル―をコピーしたときに、エリアまでずれないよう固定できます。

（ 例えば、B18に入力されている計算式をB19へコピーした場合、範囲が絶対セル番地で指定されていないと、参照範囲もずれてコピーされてしまいます。）

実際に使ってみましょう

いかがでしたでしょうか？

テンプレートを使って実際にいじってみた方がわかりやすいかもしれません（ここまで書いて！？）

是非使いやすい入金管理表にご自分でカスタムしてみてくださいね。

「私の作った管理表の方が使いやすいよ！」とという自信作がありましたら

是非ご一報くださいませ！私も日々勉強です。